Audyt to jedno z popularniejszych ostatnimi czasy słów funkcjonujących, nie tylko w polskim biznesie. Na rynku dostępne są różne audyty - księgowy, energetyczny, finansowy, informatyczny, poboru energii elektrycznej, no i audyt związany z naszą branżą audyt wolumenu i kosztów drukowanych i kopiowanych dokumentów. Z definicji audyt to: systematyczna i niezależna ocena danej organizacji, systemu, procesu, projektu lub produktu; przedmiot audytu jest badany na zgodność z określonym punktem odniesienia – listą kontrolną przepisami prawa, normami, standardami lub przepisami wewnętrznymi danej organizacji (polityki, procedury); celem audytu jest określenie poziomu zgodności z normą audytową oraz wskazanie możliwych niezgodności, stanowiących prawne, finansowe lub inne ryzyko dla przedmiotu badania; zespół audytowy nie polega jedynie na oświadczeniach audytowanego podmiotu i jest obowiązany uzyskać od jego przedstawicieli konkretne, materialne dowody świadczące o spełnieniu lub niespełnieniu określonych wymagań audytowych; stopień szczegółowości i sposób potwierdzenia autentyczności dowodów jest określany w wytycznych audytowych specyficznych dla danej branży; w przypadku badania procesów lub organizacji o bardzo dużej skali powszechnie stosuje się metody statystyczne dobierając z całej badanej populacji reprezentatywną próbę; audyt ocenia także procedury kontrolne celem stwierdzenia, czy przedmiot audytu także w przyszłości będzie odpowiadał uzgodnionym do stosowania wymaganiom; oprócz oceny wskazuje także zalecenia zmian w procedurach, w tym sprawdzających oraz w politykach; audyt to ocena zgodności teraz i w przeszłości. (źródło Internet - Wikipedia).

Czy jednak, w odniesieniu do branży systemów drukowania i kopiowania, to słowa nie jest często wypowiadane na wyrost? Czy pod tym słowem sprawni handlowcy nie ukrywają zwykłego rozpoznania klienta, potrzebnego do przedstawienia konkretnej oferty produktowej i cenowej? Czy audyt wykonywany przez pracownika przedstawiciela producenta danego sprzętu drukującego i kopiującego, jest rzeczywiście audytem? Jak naprawdę powinniśmy nazwać "audyt" przeprowadzony przy użyciu ankiet osobowych, w których użytkownicy sami określają poziom generowanych dokumentów papierowych, czyli z założenia to rozpoznanie oparte jest na danych przypuszczalnych? Czy dobry i rzetelny audyt może wykonać handlowiec sprzedający urządzenia?

Naszym zdaniem audyt może być skutecznie przeprowadzony tylko wtedy gdy wykonuje go firma, która posiada odpowiednie umiejętności i kompetencje w tym zakresie, czyli posiada odpowiednie narzędzia, wiedzę oraz opracowaną metodologię działań, która pozwala na uzyskanie możliwie najwyższego poziomu niezaprzeczalności uzyskanych wyników. Mając na uwadze, że audyt powinien w dokumentacji poaudytowej wskazywać plan krótko i długofalowych działań, takiego audytu nie powinna wykonywać firma, która miałaby bezpośredni interes z wdrażanych zmian.

Kto powinien wykonywać więc audyt w Waszej firmie? Spróbujcie odpowiedzieć sobie sami, wcześniej zadając kilka pytań handlowcowi, który do Was przyjdzie i będzie Wam proponował takie usługi - zapytajcie go jakich użyje narzędzie i jaką zastosuje metodologię działań dla tej usługi; zapytajcie go jaki ma interes w tym by przeprowadzić Wam audyt, w szczególności gdy proponuje go za darmo lub za przysłowiową złotówkę - pamiętajcie nic nie jest za darmo.

Według nas firma wykonująca audyt środowiska wydruków i kopii w Waszej firmie powinna być przede wszystkim niezależna, czyli taka która nie ma bezpośredniego interesu w tym by wdrożyć zamiany planowane w dokumentacji poaudytowej - to według nas najważniejsza sprawa. Bo firma audytująca Wasze środowisko, powinna stać po Waszej stronie barykady, i dbać o Wasz interes. Powodzenia!!!