To dobre pytanie, na które nie ma jednoznacznej odpowiedzi. Aby móc odpowiedzieć na to pytanie należy zastanowić się nad swoimi potrzebami. Na czym możemy drukować? Wydrukować możemy na: drukarce jednofunkcyjnej, urządzeniu wielofunkcyjnym (MFP), drukarce szerokoformatowej (zwane potocznie ploterem) oraz na urządzeniu wielofunkcyjnym szerokoformatowym (zwane potocznie Wide Format MFP). Jaka technologia druku? Dostępne na rynku technologie są różnorakie, a przekłada się to na koszt pojedynczej strony i jakość. Dostępne technologie druku: atramentowa, żelowa i laserowa. Każda z nich sprawdzi się w innych warunkach.

Atrament, do wydruku zdjęć (ale tylko w drukarkach przeznaczonych do tego celu). Jednak koszt wydruku pojedynczej strony jest wysoki. Dodatkowo dochodzą kwestie zaschniętych głowic, jeżeli urządzenia są wyłączane z prądu. Na ogół urządzenia atramentowe są tanie (można dostać takie urządzenia poniżej 200 zł), jednak są wyposażone w materiały eksploatacyjne (atramenty) o min. Ilości wydruków. Koszty zaczynają się dopiero po nabyciu takiego urządzenia. Komplet atramentów (yellow, black, magenta, cyjan) to koszt kilkuset złotych. A starczają na ok. 500-800 stron przy zadruku 5% strony. 5% to tak naprawdę 1 strona pisma urzędowego.

Żel, do wydruków biurowych oraz wydruków wodoodpornych. Urządzenia kosztują podobnie, co urządzenia atramentowe, jednak ich koszt eksploatacji jest dużo niższy od wydruku atramentem w przeliczeniu na pojedynczą stronę. Co prawda pojemniki startowe na żel nie są zbyt dużej pojemności, ale można na pojedynczym pełnowartościowym pojemniku wydrukować 2500 stron monochromatycznych, a na pojemniku kolorowym 2200 stron przy tych samych założeniach co przy atramencie. Urządzenia pracują równie wydajnie, co urządzenia laserowe, dzięki czemu technologia zaczyna wypierać tradycyjna technologię atramentową. Urządzenia żelowe dodatkowo charakteryzują się niskim poborem energii  elektrycznej, co oczywiście w porównaniu urządzeń laserowych daje klientowi wymierne i policzalne korzyści. Liderem technologii żelowej jest firma RICOH.

Laserowa, chyba najbardziej powszechna dostępna u wielu producentów. Jej największe zalety, to szybkość wydruku, wysoka wydajność materiałów eksploatacyjnych. Chyba najpopularniejsza technologia obecnie wykorzystywana w organizacjach. Zastosowanie wszędzie tam, gdzie drukujemy dużo dokumentów. Materiały eksploatacyjne mogą być u niektórych producentów bardzo wydajne (na jednym tonerze monochromatycznym można wydrukować nawet do 70 tys stron. Przekłada się to oczywiście na niższe koszty wydruku pojedynczej strony.

Co możemy robić przy powyższych urządzeniach? Drukarka jednofunkcyjna - Pytanie czy warto kupować tylko drukarki? Czasami tak. Jak sama nazwa mówi służą tylko do drukowania. Dostępne są na rynku urządzenia kolorowe i monochromatyczne. Ceny (oczywiście olbrzymie różnice cenowe) wynikają z tzw. szczegółów, które jednak znacząco przekładają się na ich możliwości. Chodzi przede wszystkim o różnego rodzaju języki opisu strony PCL, PostScript. Wielu producentów szczególnie w tanich drukarkach stosuje emulacje tych języków. I jeśli chodzi o wydruki z aplikacji typu Word, czy Excel nie ma to większego znaczenia, to w przypadku konieczności wydruków w innych systemów w emulacjach pojawiają się niezgodności lub ograniczenia. Dodatkowo drukarki mogą być wyposażone w dodatkowe podajniki i opcję automatycznego duplexu, dzięki której możemy drukować dwustronnie. Jeżeli może mieć również różną wielkość pamięci, która umożliwia drukowanie dużych dokumentów (drukarnie, gdzie 1 plik pdf waży np. 800 MB). Urządzenia mogą być wyposażone w dyski twarde dające opcję wydruku poufnego, tzn. użytkownik może odebrać swój wydruk dopiero po wpisaniu kodu PIN przy urządzeniu. Sterowniki są również bardzo ważne. Nie tylko wszakże Microsoft i jego systemy operacyjne istnieją. Należy zadać sobie pytanie, czy drukować będziemy tylko z Windowsa, czy może z Linuxa, MAC, SAP, czy AS400. 

Kolejne urządzenia i ich możliwości będę opisywał w kolejnych artykułach