Co oznacza pojęcie optymalizacja środowiska wydruków? Z jakimi działaniami się wiąże i jaki efekt te działania mają przynieść? Sam się ostatnio zastanawiałem czy to jest pojęcie funkcjonujące w branży, czy może sam sobie je wymyśliłem, na potrzeby swoich działań handlowych. Jak szerokie może to być pojęcie niech świadczy to, że proponując swoje usługi poprzez telemarketing, dzwoniąc do jednego z dużych urzędów miast, moja rozmowa telefoniczna została skierowana do Wydziału Ochrony Środowiska... Oczywiście wynikało to z tego, że moja rozmówczyni przestała mnie słuchać, gdy wymawiałem słowo "środowiska", co w sposób jednoznaczny skojarzyło się jej z ochroną środowiska naturalnego. Abstrahując od tej historii, pojęcie optymalizacji środowiska wydruków jest pojęciem szerokim. Optymalizacja środowiska wydruków wegdług mnie jest procesem składających się z szeregów działań, mających na celu osiągniecie zamierzonego celu, w odniesieniu do urządzeń i infrastruktury odpowiedzialnej za powstawania dokumentów papierowych. Kiedy w 2005 roku rozpocząłem swoją aktywność zawodową w tym obszarze, na zadanie pytanie czym jest optymalizacja środowiska wydruków, zdecydowanie odpowiedziałbym, że jest to działanie mające na celu obniżenie kosztów wydruków, które w sposób oczywisty można uzyskać poprzez eliminacje urządzeń jednofunkcyjnych i zastąpienie ich korytarzowymi i ogólnodostępnymi urządzeniami wielofunkcyjnymi. Teraz, gdy od mojego pierwszego audytu środowiska wydruków minęło prawie 10 lat, na tak zadane pytanie, nie odpowiedziałbym już w  sposób tak jednoznaczny.

Przez te 10 lat prowadziłem proces optymalizacji środowiska wydruków między innymi w urzędach miejskich dużych polskich miast - Bydgoszcz, Poznań, Kraków i Wrocław oraz największych polskich firmach i instytucjach - Zakład Ubezpieczeń Społecznych i Poczta Polska. Te doświadczenia powoduje, że na proces optymalizacji środowiska wydruków patrzę w inny sposób. Mimo, że struktura organizacyjna urzędów dużych polskich miast jest bardzo zbliżona, i co za tym idzie organizacja środowiska wydruków bardzo podobna, to proces optymalizacji w każdym z nich przyniósł inny efekt. W jednym z nich udało się znacząco zmniejszyć ilość funkcjonujących urządzeń drukukących oraz ograniczyć nakład prac związanych z administracją tego środowiska, dla innego ważniejsze było to by nowy, korytarzowy system drukowania oparty na wielofunkcyjnych urządzeniach, był wizytówką nowoczesnego urzędu, a dla kolejnego, by wiedza zdobyta w tym procesie pozwala na lepsze i bardziej optymalne wykorzystanie aktualnego parku maszynowego, bez konieczności wprowadzania większych zmian. Wynik procesu optymalizacji był więc uzależniony od założonego wcześniej celu.

Dlatego też, rozpoczynając działania optymalizacyjne dla mojego klienta, zawsze na początku określam cel jaki chce on osiągnąć w odniesienie do swojego środowiska wydruków. Proces optymalizacji zawsze rozpoczyna audyt, który pozwala na zdobycie wiedzy o aktualnym stanie infrastruktury i całego obrazu środowiska wydruków - wolumen i koszty, procedury zarządzania itp. W kolejnych etapach wprowadzane są działania krótko i długofalowe, które mają doprowadzić do osiągnięcia zamierzonego celu.

Zapraszam do dyskusji i do współpracy!